Oordning – nyttigare än du tror

Jonas Söderström

För att vara maximalt effektiv, bör du gå igenom din mailbox regelbundet, sortera ner alla inkommande mejl i logiska mappar - och få en nära-nirvana-upplevelse när själva inkorgen är tom: "inbox zero", hurra!
Och mest produktiv blir du om du noggrant planerar dina dagliga aktiviteter, eller hur?

Glöm inte nominera till inUse Award – du kan vinna fina priser!

Och ju mer detaljerade data vi kan mata in i dejting-tjänsten på nätet, desto större chans har vi väl att hitta den perfekta kärleken?

Vanliga råd, och tankar som förefaller självklara, inte sant?
Men, tyvärr. Alla är fel! :)

I sin nya bok Messy vänder Tim Harford upp och ned på ett stort antal antaganden om nyttan och fördelarna med enhetlighet, logik, ordning och regelbundenhet. Följaktligen är det typiskt att boken finns med två olika undertitlar, i annars likadana utgåvor: How To be Creative and Resilient in a Tidy-Minded World eller The power of disorder to disrupt our lives  (Riverhead books, 2016). Ingen ordning där inte!

Harford är en av mina favoritskribenter. I botten är han ekonom, och skriver krönikor i Financial Times som "The undercover economist". Han har gett ut ett halvdussin böcker och fått fler priser för sitt skrivande än man kan räkna upp. Hans förra bok, "Adapt! Why success always starts with failure" är en sådan där briljant bok som alla som jobbar med att utveckla eller förändra verksamheter borde läsa.

Och det gäller i hög grad även för den senaste. I "Messy" pekar Harford på hur lockade vi är av begrepp som likformighet, ordning och enhetlighet. Men att de inte alltid ger de positiva effekter som vi tror.

Ta det här med mejlen. Undersökningar visar att det kostar mer än det ger att sortera mejlen efter noggranna logiska principer: det tar längre tid och blir svårare att hitta än om man bara söker i en full inkorg.
Och studieresultaten för studenter som tränades att noggrant planera sin dag var till och med sämre än för de som inte planerade alls! De som tränades att göra grova, översiktliga planer på sådär en månads sikt var däremot överlägset framgångsrika.
Och dejting då? i själva verket visar det sig att några få variabler – som geografisk närhet, ålder och längd – var de enda variablerna med värde för en framgångrik träff.

Harford har egentligen två budskap. Det första är att krav på ordning och enhetlighet är säkra sätt att hindra nya och kreativa idéer. Till exempel var den i särklass mest framgångsrika forskarmiljön på MIT den kaotiska Building 20, en tillfällig barack där en mängd orelaterade veksamheter trängdes in. Några av David Bowies mest inflytelserika skivor skapades genom att producenten Brian Eno gav musikerna helt slumpmässiga, synbarligen ovidkommande instruktioner (så kallade Oblique strategies – en vrickad kusin till inUse Designkritik-kortlek). Hitlers pansargeneral Rommel, "Ökenräven", besegrade sina motståndare genom att ständigt överraska dem med nya utfall, istället för att hålla sig till en fastlagd strategi. (Och Harford identifierar att Donald Trump gjort precis likadant.)

Det budskapet är kanske inte överraskande, men Harford visar gång på gång hur lätt det är att falla för det han kallar "the tidiness temptation". Du har hört replikerna: "nu måste vi strama upp" eller "alla ska  använda samma verktyg". Förmodligen för att man antar att det ändå ska ge vinster som gör det värt det.

Men den andra – och kanske mer oväntade – poängen är alltså att vi ofta överskattar vilken förmåga  "ordning och reda" har att skapa fördelar. Harford kan stödja sig på kontrollerade studier och på exempel från många håll: musik, krigföring, lekplatser, gatukorsningar, forskning, skogsbruk, hälsa, arkitektur, affärer. I kontoret med den strikta policyn för klinisk ordning och rena skrivbord var produktiviteten 25 procent lägre, än om medarbetarna själva fick inreda som de ville. Tjugofem procent! Det är ett ofantligt bortfall. I motsvarande fälla trillar politikern som sätter kvantifierbara mål för en offentlig tjänst - eller för den delen den bakterierädda föräldern som låter sina barn växa upp i en alltför steril miljö, för att bara nämna några gravt kontraproduktiva strategier.

Harford uppmanar oss: embrace mess! Släpp på kontrollen, bejaka en viss grad av oordning!

Värden är oordnad; det gör i själva verket naturliga system mer hållbara, motståndskraftiga och långsiktigt effektiva. Och det går att visa att det också gäller artificiella system, som organisationer och mjukvara. Affärssystemet som ska ge organisationen total kunskap om alla transaktioner blir en belastning: det kostar mer än vad det ger tillbaka. Tumregler och uppskattningar har ofta en bättre nettoeffekt än exakta data. (Ett av kapitlen har underrubriken "When human messiness protects us from computerized disaster".)

Systemen hanteras ju av människor, och den dansen följer inte alltid en enkel logik. Hälso-appen som presenterade exakta data om hur mycket bäraren rörde sig gav sämre viktminskning, kanske för att ett fokus på de exakta siffrorna fick användaren att tycka att hon nu kunde belöna sig själv med en bulle till. En gatukorsning med en synbarligen "oordnad" blandning av bilar och fotgängare skapar färre olyckor än den där de har separerats med ordnade streck och signaler, därför att folk blir försiktigare och mer uppmärksamma. De detaljerde dagsplaner som studenterna instruerades att göra kunde inte hantera oväntade händelser, så när planerna havererade halkade studenterna efter, fick lägga mer tid på att ändra planen, halkade efter ännu mer och fick allt mer dåligt samvete för detta - och sämre studiemotivation.

Men varför är vi överdrivet förtjusta i ordning, trots att det inte lönar sig särskilt väl? Harfod har väl inget riktigt psykologiskt svar på det.

Men utifrån exemplen finns det ändå två viktiga slutsatser man kan dra från Harfords bok.

Den första är att det är effekten som räknas. Tro inte att ett system eller en åtgärd automatiskt ger den (positiva) effekt som ytligt sett verkar rimlig (eller som säljare framhåller).

Den andra är vikten av att observera och försöka förstå verkliga användare i verkliga användningsmiljöer. Vilka är deras drivkrafter? Hur reagerar de?

Vilket ju råkar vara våra två ledstjärnor här på InUse. :)

Bonus: Tim Harfords podcast 50 Things That Made the Modern Economy hos BBC.


Glöm inte nominera till inUse Award – du kan vinna fina priser!

Lämna en kommentar

1 kommentar

  • Peter

    Och jag som precis tänkte börja implementera GTD, för att säkerställa att inget faller mellan stolarna i min ostrukturerade vardag. Då är det alltså bara att slänga den idén i papperskorgen?