Från 125 sajter till 1

Företag med global verksamhet

InUse har genomfört en enorm process på ett storbolag. 125 sajter gjordes om. Till en enda.
– Ett av våra största intranätsprojekt, säger Åsa Wendel, UX Designer på inUse.

Intresserade av inUse tjänster? Kontakta oss här!

inUse har nyligen slutfört ett av våra största intranät-projekt någonsin. Ett företag med global verksamhet har nu tillgång till korrekt information på en gemensam plattform.

Det stora projektet påbörjades redan för tre år sedan. Då gick startskottet för omgörningen av intranätet på det stora bolaget. Intranätet i dess dåvarande form bestod av nästan 125 olika bolagssajter. Det hade i sin tur skapat en spretig miljö för informationen, men också rent organisatoriskt med en mängd olika redaktörer från olika avdelningar. Vissa sidor på intranätet hade rent av inte blivit besökta alls det senaste året.

– Detta är inte ovanligt i stora företag, jag har sett det flera gånger. Det beror till stor del på att informationen växer organiskt, fler och fler sidor adderas och sällan tas något bort. Nya redaktörer anställs, alla arbetar i silos och det finns inga gemensamma mål för vad intranätet ska uppnå. Det blir en ogräsodling där man inte har någon kontroll längre, säger Åsa Wendel, UX Designer på inUse.

En samlad syn

En annan utmaning var så klart att helheten var svår att managera. Man hade svårt att få full kontroll över vad redaktörerna skrev och inte heller om det fanns sidor som motsade varandra. Ur detta kom till sist beslutet om att skapa ett nytt, gemensamt intranät, som verkligen skulle stötta organisationen och ge bättre kontroll över informationsflödet.

– Det första vi gjorde var att göra en Effektkartläggning, där vi tittade på vilka målgrupper som fanns bland alla de anställda och tvingade bolaget att göra en tuff prioritering. Vi satte tillsammans ett tydligt syfte och tog fram mätområden med det nya intranätet så man enklare kan följa upp om intranätet uppfyller sitt syfte, säger Åsa Wendel.

Ett nytt sätt att jobba

Efter att Effektkartläggningen var gjord började vi med konceptdesignen som flera gånger bollades med bolaget för att sedan gå in på detaljdesignen under vintern 2014. Vi har också arbetat med att ta fram guidelines och styrdokument. Sedan dess, och under hela resans gång, har dock mycket fokus legat på att transformera organisationen – in i det nya arbetssättet.  

– En enorm utmaning när man ska göra en stor förflyttning internt. Många organisationer underskattar hur mycket tid och resurser det krävs att vara ute i verksamheten, tala med medarbetarna och predika vad förändringen innebär, säger Åsa Wendel.

– När man gör designförändringar är det enkelt, vi beskriver vad som ska göras, hur det ska göras och var information ska ligga någonstans. Men när det gäller människor måste man prata, informera och ha möten – flera gånger.

Ständigt pågående

Det stora förändringsarbetet har sedan pågått parallellt med byggandet av intranätet som gjorts med bolagets interna utvecklare. Under hösten 2015 lanserades intranätet, efter tre års arbete med Effektkartläggning, koncept och grafisk design samt det stora förflyttningsarbetet. inUse arbetar nu vidare med bolaget för att bygga upp hur de ska jobba med kontinuerliga förbättringar samt utveckling av ny funktionalitet.

Intresserade av inUse tjänster? Kontakta oss här!