Intranätet ökade samarbetet och överblicken

Metria AB

En IT-miljö med flera uppsättningar av verktyg gjorde den digitala arbetsmiljön på Metria väldigt spretig. Omtaget år 2013 med ett nytt intranät hade målsättningen att öka samarbetet, förbättra vi-känsla och möjlighet att dela kunskap. Ett knappt år efter driftsättning är man på god väg.

När Metria i början av projektet satte sig för att sammanfatta vilka IT-verktyg organisationen använde blev listan lång: Internwebb, dokumentdelningsprogram, projektverktyg, egen wiki och spridda fillagringsareor. Dessutom florerade det flera process- och rutinbeskrivningar som inte stämde överens.

– När vi insåg den enorma floran av information och verktyg som användes utbrast någon: Det är som ett parallellt universum, berättar Metrias IT-chef Johan Larsson och skrattar.

Det är en målande bild som inte alls är ovanlig på svenska företag och organisationer. Metria, med Johan Larsson i spetsen, insåg att det krävdes en förändring och ville samla allt, en större helhet, i ett gemensamt intranät.

Utgick från affärens kärna

Metria har en gedigen historia som en del av Lantmäteriet. Efter en utredning blev man dock år 2011 ett fristående statligt bolag. I dagsläget har man 260 medarbetare i hela Sverige och majoriteten arbetar som konsulter.

Efter att ha tittat in i ”det parallella universumet” insåg man att det krävdes ett enhetligt intranät som skulle ena den nybildade organisationen.

inUse togs in och tittade tillsammans med Metria på var organisationen befann sig, vad som var framtidens utmaningar, mål och vilka verktyg användarna behövde för att kunna uppfylla de uppsatta målen.

­– Jag uppskattade att man fokuserade på användbarhet. Genom att vi gjorde en effektkartläggning och sedan styrde mot de effekter vi ville uppnå bland användarna lämnades inget åt slumpen. Vilket är lätt hänt om man kravställer system enbart ur ett tekniskt perspektiv; vi fokuserade på behoven och utgick ifrån dem, berättar Johan Larsson.

Mäter framgång

Med Effektkartan som togs fram var det enligt Johan Larsson enkelt att bygga plattformen. I den fanns en tydlig prioritering som hjälpte arbetet framåt.

Fyra områden (effekter) topprioriterades av Metria: Ökat samarbete, ha koll, dela kunskap och bidra till en ökad vi-känsla.

För att mäta resultatet gjorde man en nollmätning, innan det nya intranätet lanserades. Endast ett halvår efter införandet gjorde man en ny mätning som gav en positiv indikation. Förändringen hade burit frukt.

Andelen anställda som ansåg att intranätet hjälpte till att ta del av kunskap och erfarenhet inom Metria hade ökat från 21 till 36 procent. Motsvarade siffra för de som upplevde att intranätet gav en snabb överblick av vad som är på gång i Metria var tidigare 33 procent och efter förändringarna 59 procent.

– Vi satte riktigt ambitiösa mål och mätningen visade att vi är på väg i rätt riktning. De mål vi hade satt för ökat samarbete och delandet av kunskap samt att få mer koll på vad som händer internt hade alla en positiv utveckling.

För att ytterligare befästa syftet, att ena Metria, valde man att döpa intranätet till ENAS. En ordlek med dubbel innebörd då det också bygger på de första bokstäverna i företagets värdeord: Engagerat, Nära, Agilt och Samarbete.

Samarbete på kraftig uppgång

Andra positiva effekter som kommit ur arbetet är att instegströskeln för de som nyanställs är låg. Det är enkelt att använda ENAS, information är samlad och lätt att hitta, vilket sparar tid. Dessutom blir många imponerade av samarbetet och kunskapsutbytet inom bolaget.

Numera hänger användarna på intranätet och interagerar med varandra i större utsträckning, både i sina egna team men också utanför. Exempelvis har antalet projektytor för olika grupper och team ökat drastiskt:

­– Senaste året har vi kommit upp i 200 projektytor, det är nästan så att vi måste börja fundera på hur vi ska hantera mängden data som finns där. Användarna är snabba på det sättet och har tagit emot projektet väldigt bra.