När verksamhetens krav styr designen

Ale Kommun

Ale kommun stod inför en utmaning. Deras intranät var stort och svårnavigerat för användarna. Efter ett gediget förarbete har man nu tydliga effekter man vill uppnå och en design som svarar upp mot målen.

Ale kommun stod med en vanlig utmaning när det gällde deras intranät. Det var snårigt, storväxt och all viktigt information var begraven utan struktur.

­– Vi ville skapa enkelhet för våra användare och få med all information på en plats – samtidigt som det skulle vara användarvänligt, menar May Herlin, IT-strateg på kommunen.

Styr mot effekter som ska uppnås

Ale Kommun tog hjälp av it-företaget DQC som kontakade inUse för ett gemensamt samarbete. inUse uppdrag blev att se över bitarna kring användbarhet, arbetet sattes igång med en Effektkartläggning. Där intervjuades fem anställda i chefsposition och 10 medarbetare samt att man gjorde enkäter för att ta reda på hur behoven verkligen såg ut.

Genom Effektkartläggningen får man bättre insikt om vilka målsättningar och utmaningar en verksamhet har – men också var skon klämmer lite extra. Med den kunskapen i bagaget är det enklare att bygga ett intranät som uppfyller användarnas behov, och gör att organisationen når de mål man vill uppnå.

– Att låta kraven vi hade i verksamheten styra designen har visat sig vara en lyckad kombination, tycker May Herlin.

Inget lapptäcke

En vanlig utmaning, och en risk, med intranät är att de rätt snabbt kan bli ett lapptäcke av gamla kompromisser och kortsiktiga lösningar. Där har Ale kommun tagit ställning och åstadkommit är ett väldigt strömlinjeformat intranät där man prioriterat hårt.

Ett intranät kan inte göra allt – man måste prioritera för att det ska bli bra och uppfattas som enkelt. Dessutom har Ale lyckats skapa ett intranät med fokus på samarbete. De har många samarbetsytor som man lagt mycket krut på och det är absolut ingen envägskommunikation som gäller.

– Vi har valt att flytta upp mycket i molnet för att bli mer snabba och rörliga. På så sätt kan medarbetarna vara mer mobila och målsättningen är att det responsiva intranätet ska fungera bra helt oberoende av vilken enhet du använder, avslutar May Herlin.

Lanseringen är planerad till 1 december och bloggen kommer att följa upp hur arbetet fortlöpt även i framtiden.

----------------------

DQC är en Microsoft Gold Partner med dedikerat fokus inom samarbetsverktyget SharePoint. De hjälper sina kunder att maximera affärsnyttan med SharePoint med högsta fokus på kundernas kärnverksamhet. De erbjuder nyttobaserade lösningar inom dokumenthantering, intranät, portaler och ledningssystem.