De vanligaste missarna när man väljer standardsystem

inUse Experience

När ett företag köper in ett nytt standardsystem finns det tre vanliga fel de ofta gör. Men identifierar man de misstagen är de lätta att åtgärda, menar Rickard Andersson och Staffan Schröder.

Felen är:

  • Ingen prioritering.
  • Inget användarfokus.
  • Inga tester under användning.

Rickard Andersson och Staffan Schröder.

För att förstå varför det här är ett problem kan vi titta på vad ett framgångsrikt system är. Ett framgångsrikt system är ett som skapar nytta åt användaren baserat på den personens arbetsinsats och effekt åt företaget eller organisationen utifrån dess investering. Om det nya systemet inte gör att det går snabbare att tidrapportera till exempel kan det förmodligen räknas som en bortkastad investering.

Jag intervjuade Rickard Andersson och Staffan Schröder om deras senaste frukostseminarie som handlade just om standardsystem.

Vilka är de tre vanligaste felen man gör när man väljer ett standardsystem?

– Den första är prioriteringen. Vad ska man prioritera? Hur ska man väga dem mot varandra? Många gånger tittar man på funktionslistor och kravlistor och jämför dem snarare än att veta vad som är viktigt av de olika funktionerna. Vad är viktigast för det man vill uppnå?

– Det andra är att man inte har med användarfokuset i bedömningen. I stället blir det bara en bedömning av funktioner och pris. Många gånger är det redan valt när man kommer till användbarhet. Man måste in med nyttan och användbarheten tidigare.

– Det tredje är att man inte testar systemen under användning och sedan utvärderar dem. Både med vana expertögon och med riktiga användare ur den prioriterade målgruppen. Vilket är bättre? Vilket tillför mer?

Inköpspris är en viktig faktor när man väljer, men kan ni ge exempel på dolda kostnader man ofta missar?

– Om vi tar klassikern tidrapporteringssystem: vad innebär det att man halverar den tid de anställda lägger ner på att tidrapportera? Säg att företaget köper in ett billigt tidrapporteringssystem där de 1000 anställda lägger cirka 15 minuter per person att rapportera varje fredag. Hur snabbt hade de tjänat in en högre prislapp om de i stället valt ett dubbelt så dyrt verktyg där de anställda kunde rapportera på halva tiden?

– Ett annat exempel är beställningssystem. En användaren som inte förstår hur system fungerar, utan måste fråga sin kollega varje gång hur det fungerar, tar både upp sin egen och kollegans tid. Då går det ganska lätt att räkna ut hur mycket pengar företaget skulle spara om systemet var enkelt nog att alla kunde använda det själv.

Hur undviker man de här felen?

– Om vi tittar på prioriteringen är det att titta på målgrupperna. Vem kommer att använda systemet? Vilka behov har ni inom organisationen? Vad vill ni uppnå med det nya systemet? Om man inte vet vad man vill uppnå är det svårt att prioritera.

– Den andra delen kan vara lite trixig ibland, och det är att ha användarfokus. Många gånger behövs det ett förankringsarbete i organisationen. Du måste kunna svart på vitt att det blir billigare när ni sätter fokus på användaren. Då handlar det om att inte bara titta på inköpskostnaden utan titta på hela processen över hela livslängden och se hur stor kostnaden blir. Finns det dolda kostnader till exempel?

– Det sista är att testa under användning. Se till att ni får tillgång till systemen för utvärdering. Ställ krav på leverantörerna. Gå ifrån listan med funktioner och titta på själva systemet och hur det fungerar för era behov. Och det är viktigt att man inte bara får systemet beskrivet eller demonstrerat för sig. Utan det är bättre att prova det på riktigt.

– Det bästa är om användare ur den tilltänkta målgruppen kan testa. Då har du något att jämföra med. Och då kommer du närmare ett bra resultat av utvärderingen.

Lösningarna är alltså att:

  • Prioritera.
  • Ha användarfokus.
  • Testa under användning.

Missa inte våra frukostseminarier.

Lämna en kommentar