Effektstyrd förvaltning: Sluta släcka bränder – tänd gnistor!

Ingrid Domingues

I förvaltande organisationer handlar vardagen ofta om att släcka bränder. Man hinner sällan lyfta blicken. Än mindre hinner man återkoppla till resten av organisationen. Vi vet hur man vänder trenden och börjar arbeta planerat. Vi vet hur man jobbar med förvaltning så att det blir roligt – och ger bättre effekt. Kort sagt, hur man går från att släcka bränder till att tända gnistor!

För ungefär 10 år sedan frågade en av våra globala kunder hur de skulle prioritera bland alla de ändringsbegäranden (change requests) som de fick in. De hade precis släppt första versionen av ett nytt system, och höll nu på med att bygga nästa version. Samtidigt regnade det in förändringsförslag för den version man nyss släppt.

Det fanns så klart inte tid att göra allt. Många av de som arberade med systemet hade en gnagande känsla av att till och med tiden för att göra prioriteringarna saknades.

Mikael Aldman, en av inUse grundare, strategikonsult och lärare, hjälpte dem att göra en effektkarta och snabbutbildade de verksamhetschefer som skulle göra prioriteringen, så att förslagen hamnade i tre högar:

  1. Ingår inte i detta systems uppgift. Återkoppla via mejl till personen som föreslagit och förklara varför, samt – om det kommit upp – förslag på hur det bör lösas, exempel rutin, annat system, ändrat ansvar, samt helst ett namn på kontaktperson.
  2. Kan lösas i detta system, men är inte prioriterat. Återkoppla med förklaring och fråga om det är något som man missat.
  3. Kan lösas i detta system och är prioriterat. Planera in vilka aktiviteter som kan behövas och när de ska göras. Återkoppla med en preliminär tidplan.

På så sätt kunde de sortera bort ⅓ av alla inkommande förändringsförslag och sparade 1,5 manårs utvecklingsarbete. Arbetet att ta fram effektkartan och utbilda verksamhetscheferna tog tre manveckor.

...

För fem år sedan fick vi uppdraget att utforma en offentlig verksamhets webbplats från grunden. Entusiastiskt jobbade vi med mål, innehåll, form och funktioner. Tester med användare visade sedan att bara mindre justeringar behövdes.

Snart var det dags för lansering – men vem skulle ansvara för innehållet egentligen? Hanna Johansson, strategikonsult och lärare, hjälpte till med att sätta upp en webbredaktion där kunden utbildades i hantverket, och en organisation med webbråd, årshjul och tydliga ansvar.

...

En sak som vi ofta ser i förvaltande organisationer är att vardagen handlar om att släcka bränder. Man hinner sällan lyfta blicken. Än mindre hinner man återkoppla till resten av organisationen. Resultatet blir att modet hos de som arbetar med förvaltning sjunker, man tappar gnistan, och att resten av organisationen undrar vad de gör. När man kan arbeta planerat och har tid för att återkoppla till verksamheten brukar det istället bli idel lovord!

Vi vet hur man jobbar med förvaltning så att det blir roligt. Vi kallar det hellre kontinuerliga förbättringar – eller Effektstyrd förvaltning.

Genom åren har vi hjälpt många kunder – med olika typer av organisation, utmaningar och verksamhet – att få energi i sitt förvaltningsarbete, att hitta gnistan. Vi har tagit Mikaels, Hannas, och många andras erfarenheter och skapat en kurs som tar upp de viktigaste frågorna och ger dig verktygen som du behöver.  

Ta ledigt från jobbet en dag, gå på kurs i Effektstyrd förvaltning, och lär dig hur du går från att släcka bränder till att tända gnistor!

Lämna en kommentar