Från Visio till Word

Johan Berndtsson

Det finns många sätt att dokumentera en interaktionsdesign. Detaljnivån samt sättet man dokumenterar på är ofta beroende på vad man dokumenterar och i vilket syfte man gör det. Det finns också en uppsjö med verktyg att välja bland för att ta fram själva interaktionsdesignen (PowerPoint, Visio, Frontpage, Photoshop, Axure etc), vilket verktyg man faktiskt väljer är ofta beroende på vad man känner sig mest bekväm med.

Jag har främst jobbat med Visio tillsammans med Word för att dokumentera min interaktionsdesign. Även om kombinationen har sina brister så är bägge verktygen ändå standardprogram som gör att jag kan jobba med dem oavsett vilket projekt jag sitter i, andra i projektet kan enkelt få tillgång till och läsa dokumenten. Men en stor nackdel som alltid har stört mig är att jag måste underhålla två dokument – Visio för att illustrera själva gränssnittet och Word för att beskriva gränssnittet i text. Dessutom måste jag se till att hålla båda dokumenten i synk med varandra genom olika versioner. För ett tag sedan frågade jag mig själv om det inte gick att göra livet lite enklare genom att ha Visio som enda källa för all dokumentation. Efter mycket Googlande kom jag fram till att Visios Custom Properties tillsammans med lite fräcka VBA makron kunde vara ett sätt att lösa mitt problem på.

Custom Properties
Resultatet av mitt tänkande blev; gula prickar! Varje gul prick innehåller den information jag vill dokumentera om varje element på skärmen, så som om ett fält är obligatoriskt eller vad som ska hända när användaren klickar på en viss knapp.

1

All den informationen kan skrivas in och förstås också läsas direkt i Visio dokumentet genom att markera en gul prick och sedan visa prickens "Custom properties" (Klicka på "View" > "Custom Properties Window" för att visa Custom Properties rutan).

2

Exportera till Word
Men eftersom det är svårt att få någon överblick över alla dessa gula prickar (och det kan bli en hel del prickar…) insåg jag att det måste gå att exportera det hela till Word på ett smidigt sätt. Här kommer de fräcka VBA makrona in, genom att klicka på "Export ID" får man fram en meny där man kan välja att exportera den nuvarande skärmbilden till Word.

3

När man startar exporten till Word skapas ett nytt Word-dokument på skärmen som helt magiskt fylls av innehållet från Viso-dokumentet.

Plötsligt har man nu all information från Viso i Word! Jag har använt den här metoden ett tag nu och måste säga att det fungerar riktigt bra. Det finns nackdelar förstås, till exempel finns det ingen stavningskontroll när man skriver text i Custom Properties, så när man väl har exporterat informationen till Word hittar man ibland ett och annat stavfel. Än så länge måste dessutom varje skärmbild exporteras separat, men det borde vara relativt simpelt göra en funktion som exporterar alla skärmbilder i ett enda steg.

Sen kan man förstås också diskutera om sättet det presenteras på i Word och de fält man kan fylla i är helt optimala, men som jag skrev i början är det många gånger beroende på vad du ska dokumentera och i vilket syfte.

Det är fritt fram att ladda ner det här exemplet och modifiera det så att det passar dina egna behov. Men om du gör några fräcka förbättringar vill jag gärna att du mailar en kopia till mig! Hur det hela fungerar rent tekniskt kommer jag inte att gå in på här, det finns massor av information om hur man skriver VBA makron ute på nätet som förklarar det mycket bättre än vad jag gör.

Lycka till! :-)

Ladda ner exemplet:
Ladda ner Export_ID_to_Word_Example.vsd (274 KB). Du måste ha säkerhetsnivån för makron satt till medium för att kunna exportera till Word. Den här artikeln är även publicerad på interakt.nu.

Lämna en kommentar

2 kommentarer

  • Eric Söderberg

    Smarta knep! Men, allt detta går ju att göra i Axure,och mycket mer därtill!

  • Anders Björk

    Visst går allt det här att göra i Axure, men problemet jag ofta ställs inför är att kunden vill kunna jobba vidare med dokumentationen utan att behöva köpa en specifik programvara, då kan den här varianten vara ett sätt att underlätta arbetet.