Så kan intranätet bidra till ökad effektivitet

Tomas Andersson

Hur står det till med intranätet? Vill du att det ska bli enklare och hjälpa dina medarbetare att snabbt hitta vad de letar efter? Vi delar med oss av våra bästa effektivitetstips.

Den i majoritet mest efterfrågade funktionaliteten på intranät är att tillhandahålla kontaktuppgifter till medarbetare och andra delar av organisationen. En annan högt efterfrågad del av ett intranät handlar ofta om att ge enkel tillgång till arbetsrelaterad information. Det kan röra fakta om medarbetarsamtal, semestervillkor eller ledighet dag före röd dag.

Därmed läggs ofta ett stort fokus på hur man paketerar denna typen av information samt hur man smidigast levererar den till och presenterar den för användaren.

Det är positivt med ett korrekt fokus på användarens behov och krav men det är viktigt att inte glömma att det är i själva användningen av intranätet som de verkliga effektivitetsförbättringarna kan uppstå.

För själva aktiviteten – att information läggs upp eller delas på ett intranät har sällan någon poäng i sig själv. Det är vad som händer med innehållet när användare interagerar med den eller varandra som är det intressanta. Det är då nytta uppstår.

För att lyckas med er intranätsatsning och få det att bli en bidragande faktor till högre effektivitet hos medarbetarna har vi gjort en lista av Dos & Don'ts:

1. Sätt upp tydliga mål om vad ni vill åstadkomma

Vad vill just ni få ut av intranätet? Här är Effektkartläggning med effektmål en bra metod för att få veta hur verksamhetens behov ser ut. För att ta reda på hur behoven och önskemålen ser ut måste flera delar av en organisation vara med i arbetet: IT-avdelningen, kommunikation och representanter från alla de olika delarna i organisationen. I Ale kommun, som jag arbetat med, såg behoven såklart olika ut beroende på om man talar med representanter för en förskola eller kommunledningen – så är det i alla organisationer.

När man tagit reda på önskemål och behov gäller det att prioritera. Det är svårt att sålla! Det ingår i jobbet. En sak är dock klar: Du kan inte göra alla saker för alla. Då skapar ni ett monster som blir tungrott för både användare och förvaltare. Vill du veta ännu mer om effektkartläggning och hur det går till kan du mer i vår blogg om Effektkartans bästa egenskaper.

2. Fokusera på transparens

Det finns ett antal filosofiska parametrar som jag tror gynnar effektiviteten. En av dem är att ha en ambition om att upprätthålla transparens på intranätet. Jag är övertygad att om användarna får en större inblick i vad som händer i organisationen så kommer de att känna sig mer delaktiga. Genom att skapa tillfällen för interaktivitet mellan användaren/användare och användare/organisationen skapas också en insikt hos de anställda om var och hur de kan göra en insats i både det stora, och det lilla.

3. Skapa platser för det informella samtalet

Intranätet ska inte vara en plats där 13 personer får skapa innehåll. Skapa förutsättningar för engagemang och möjligheter att samverka, då kommer samarbete att uppstå. Släpp gärna lite på ramarna och låt användarna vara effektiva utanför den professionella sfären – låt dem skapa grupper för ”Lunchens löparklubb” eller en bytes-grupp. Allt som kan göra medarbetaren effektivare, i jobb-jaget och i det privata jaget är bra.

Dock, som i nästan alla trender, kan ju pendeln lätt slå över. Det finns en tendens inom branschen att intranätet ska bli en social hubb, liknande Facebook, vilket är lite överdrivet. Glöm inte det fundamentala med intranätet: Att det ska stödja i komplexa frågor och processer. Det är som mycket annat en balansgång.

4. Ha en aktiv förvaltning

När själva utvecklingsarbetet är klart och lanseringen skett börjar det verkliga arbetet. Det kommer i mycket hög grad att bidra till en ökad effektivitet; det är nu man kan skapa det verkliga värdet. Att ha en aktiv och duktig förvaltningsorganisation som kan handha produkten man skapat är essentiellt för att den ska åstadkomma alla dina mål.

Det är alldeles för ofta man satsar stora pengar på ett utvecklingsprojekt och sedan inte kan lägga några resurser på förvaltning utöver den grundläggande hanteringen av serverparken.

Akta dig för att

… försöka få med allt

All information som legat på ert gamla intranät kommer inte att komma med in i det nya. Här gäller samma princip som när du själv flyttar till nytt boende; du tar inte med dig alla saker utan de flesta gör en rensning vid varje flytt och slänger sådant som inte längre används.

Det går inte att ta samma information och informationsstruktur med sig in i det nya och hålla tummarna för positiva förändringar – då kommer inget att hända. Att försöka förändra hur ni visar informationen räcker inte heller, det krävs mer förarbete än så och en genomlysning av varje bit av information som flyttas med. Räkna med att detta arbete tar tid.

… köpa ett färdigt verktyg

Försök inte att köpa ett helt färdigpaketerat intranätsverktyg om du inte vet vad du vill åstadkomma. Många vill gärna köpa färdigpaketerat och det är även så som leverantörer försöker sälja produkten. Men finns det ingen plan för vilken förändring som intranätet ska åstadkomma är det omöjligt att utvärdera lösningen.

Det är i sig inget fel att köpa en färdig lösning med funktioner, men man måste titta på vilka mål den ska uppfylla i organisationen. Annars kan det bli i slutändan bli en ganska dyrköpt lösning.

Vill du veta mer och bli inspirerad kring intranät? Kom på vår inspirationsföresläsning i Göteborg och Malmö i mars.

Lämna en kommentar