Specialfunktion begränsar onödiga utskrifter

Johan Berndtsson

Paperoverload1Uppdaterad: April, april :-). Varför gjorde vi detta?


Vi jobbar just nu i ett spännande intranätprojekt där vi beslutat att designa en miljösparande specialfunktion som ska kunna revolutionera ”utskriftskulturen” inom företagsvärlden.


Under vår målgruppsanalys hos kunden har det framkommit att medarbetare skriver ut stora mängder information och dokument från intranätet. Detta har till stor del att göra med det faktum att användarna har väldigt svårt för att hitta vad de söker. Därför har många tagit för vana att skriva ut och samla sidor från intranätet i pärmar för att lätt kunna hitta tillbaka till materialet. När vi beskrev detta beteende för styrgruppen mötte vi från företagets sida både förvåning och oro. Eftersom företaget i fråga nyligen antagit en ny miljöpolicy blir detta en högprioriterad sak att hantera: "Vi har länge varit medvetna om att kostnaderna för kopiering och utskrifter varit höga, men att det fanns en så tydlig koppling till intranätet hade vi ingen aning om".

Utskriftshantering 

Den huvudsakliga finessen med specialfunktionen är att den begränsar omfattningen på varje utskrift. Om en användare t.ex. väljer att skriva ut ett 4 sidor långt dokument, kortar systemet ner texten så att utskriften blir minst hälften så lång. Mängden utskrifter kommer alltså med stor säkerhet att minska med hjälp av specialfunktionen, men man ser även en möjlighet till effektivisering: ”Det är ju en sak om vi kan spara på miljön genom att begränsa våra utskrifter, men vi vet också att man inte läser precis allt i en utskrift. Om vi lyckas ta fram riktigt bra principer för vad som skrivs ut och vad som väljs bort, kan vi bli ett mer rationellt företag. Det svåra är att identifiera vilka delar av ett dokument som kan elimineras utan att det ställer till problem inom verksamheten”, säger företagets informationschef.

/Isa Hardemo

Lämna en kommentar

9 kommentarer

  • Petter

    Hur kan den avgöra vad som är ett "mindre centralt ord"? Låter som den måste byggas på en ganska krävande semiotikmotor och borde bli både dyrt och tungrott. Eller ska den köras från printservern?

  • Linda

    April, april? =)

  • peterh

    Snyggt försök! Men seriöst; e-mail skrivs ibland ut där jag sitter, och då blir det gärna en sida eller två(!) som bara innehåller white space och signaturer. Om en del högtravanade personer (läs t.ex. läkare) gav fan i att skriva alla sina titlar uppifrån och ner, skulle det sparas åtskilliga sidor här i landet varje dag ;-)

  • Intressant. Vad är det som gör att problemet att man inte hittar tillbaka kan åtgärdas istället för att designa om utskriftsfunktionaliteten? Dessutom är det ju trots allt så att papper i en pärm inte uppdateras, det är bara den elektroniska varianten som är up-to-date (om ens den!).

  • Nils

    Jag blir lite fundersam över formuleringen "Vi har länge varit medvetna om att kostnaderna för kopiering och utskrifter varit höga, men att det fanns en så tydlig koppling till intranätet hade vi ingen aning om". Inte kostar väl papper speciellt mycket? Det är väl snarare miljöaspekten som är intressant i detta fallet?

  • André

    Vilken tur att det är första april idag, annars hade man börjat bli orolig för er på inuse :)

  • Jonas Söderström

    Mn kn spr mckt plts gnm tt t brt vklrn. Dt krvs br n nkl lgrtm dsstm, bhvs ngn tng smtk-mtr. Kn ll sm tlr rbsk klr dt, kn vl v. (ls frrstn grn Hl Drprs klsssk nvll "Ms fnd n lbr").

  • Mikael Sköld

    Man kan spara ännu mer på att ta bort alla konsonanter. (a a a a äu e å a a o aa ooae) Förattintetalaommellanslagen.

  • Mona

    Intressant... Tänk om man fick hjälp med att ta bort onödigt tomrum och stora typsnitt så att man skulle slippa många onödigt utskrivna papper. Nästan lika bra idé som att glasa in hammarbybacken, se dagens DN...