— 8 min read

Tips för effektiva möten och workshops online, del 1 - mötesuppstart

Read 157 times
alt-text
>

By Chris Hofstetter

Online. Uppkopplad. Hemifrån. Per distans. Oavsett benämning har online-möten blivit en naturlig del av vår vardag i distribuerade team. Eller rättare sagt en oundviklig del av vår vardag.

Denna artikel publicerades ursprungligen av Konsultbolag1. Sedan 2020 har verksamheten gått ihop med inUse (part of AFRY). Vi har sedan dess kunnat erbjuda ett spännande urval av kurser inom de samspelande områdena kravhantering, test, design och effektkartläggning under inUse Academy.

Hur naturliga dessa möten upplevs beror på hur vi lägger upp och genomför dem. Ett riktigt samlokaliserat möte (fysiskt, på plats) är på många sätt oslagbart och det finns risk att möten online bleknar i jämförelse. Risken för ett dåligt online-möte är särskilt stor om man inte exploaterar möjligheterna som online-tjänster och -verktyg erbjuder.

Jag ingår i ett team kursledare som bedriver en utbildningsverksamhet inom kravhantering och testning av digitala system. Vi håller samma kurser både i klassrum och online. Själva kunskapsinnehållet i kurserna är detsamma oavsett upplägg. Trots denna gemensamma grund så finns det stora skillnader i hur vi planerar och genomför våra online-kurser jämfört med klassrumskurser. Mitt team har även erfarenheter från att dagligen genomföra möten och workshops med varandra online.

Artikeln är riktad till dig som leder online-möten, håller i online-workshops eller bara agerar som deltagare online. Jag berättar om vad som fungerar bra, och vad som har fungerat mindre bra, så att du inte behöver göra samma misstag som vi har gjort. Många av våra tips hjälper dig att lyfta ditt möte till nästa nivå oavsett om du kör online eller samlokaliserat. I denna artikel, som är del 1 i serien om online-möten, fokuserar jag på mötesuppstart som ämne.

Det är frestande att sätta teknik och digitala verktyg i centrum vid övergången till online-möten. Vissa organisationer konstaterar med stolthet att de nu är ”100% digitala” med sina möten eller utbildningar. Kan man vara 100% digital? Ska man vara 100% digital? Jag föreslå att svaret till bägge frågor är nej. Att bli mer digital i möten innebär fantastiska möjligheter, men i grund och botten handlar det fortfarande om möten mellan människor och interaktioner mellan människor – och människor är inte digitala.
För mig går det inte att diskutera online-möten utan att också diskutera online-kollaboration. Min ambition med artikeln är att hjälpa dig som läsare uppnå en högre grad av kollaboration i dina möten med hjälp av digitala medel.

Även om vi inte ska sätta teknik och verktyg i centrum så finns det två viktiga teknikfrågor som måste avhandlas innan du sätter igång. Först har du valet av själva mötesplattformen och kringliggande utrustning för hantering av ljud, mikrofon, video, skärmdelning och chatt. Det finns många väletablerade mötesplattformar som erbjuder både kostnadsfria och kommersiella alternativ. Här är några vanligt förekommande exempel:

Utöver mötesplattform har du val av kollaborationsplattform. Ibland kan man använda samma plattform som används till själva möten och/eller en blandning av olika plattform och verktyg. Med kollaborationsplattform menas de verktygen du använder för att skapa och jobba med ditt innehåll både innan, under och efter ett arbetsmöte, workshop eller utbildning. Exempel på innehåll kan vara digitala tavlor, listor, lappar från brainstorming, ritningar och dokument. Nedan följer några exempel på vanliga kollaborationsplattformar:

I mitt team har vi för tillfället valt Microsoft Teams som mötesplattform och Miro som kollaborationsplattform. Vi använder Teams för att streama våra möten och kurser, både internt och med externa kunder och partners. Några fördelar med Teams är att många har tillgång till verktyget och att det går att komma in till möten som extern gäst direkt via webben utan att en nedladdning eller inloggning krävs. En nackdel med Teams är att det inte finns någon inbyggd funktion för ”breakout rooms” när du till exempel vill dela upp större grupper i mindre arbetsgrupper stundvis under längre möten. Zoom är ett populärt verktyg som erbjuder en sådan funktion med "breakout rooms".

Som kollaborationsplattform använder vi Miro. I Miro jobbar vi med digitala tavlor precis som vi jobbar med tavlor och blädderblock i fysiska möteslokaler. En finess med Miro och andra liknande plattform är att samtliga mötesdeltagare kan vara inne i verktyget och jobba kollaborativt online samtidigt, till exempel vid brainstorming.

Är du intresserad av fler praktiska tips om tillämpning av Miro under workshops kan jag rekommendera artikeln What we've learned running a remote workshop.

När valet av tekniken är klar kan du påbörja ditt möte. Med en effektiv uppstart på ett online-möte uppnår du flera syften. Du säkerställer att deltagarna känner sig välkomna, informerade och fokuserade. Därutöver har du möjlighet att etablera förväntningar på varandra och skapa engagemang som kan göra skillnad mellan ett bra och ett dåligt möte. Oavsett om det gäller en workshop eller ett kortare arbetsmöte rekommenderar jag att du som mötesledare överväger att tillämpa kreativitetsövningar för att öka engagemanget bland deltagare. Det krävs inte att du är expert på kreativitet eller behöver lägga mycket tid på att planera ett annorlunda mötesupplägg. Det kan vara så enkelt som att lägga upp en fråga som alla mötesdeltagare ska svara på.
Vid online-möten har du massor med verktyg du kan tillämpa för att både slumpa fram och visualisera frågor samt bestämma i vilken ordning deltagarna ska svara. Du hittar online-resurser för att slumpa fram frågor genom att till exempel söka på ”random question generator”. Jag gjorde det precis i skrivande stund, valde ett av verktygen bland många alternativ, prickade bort alla cookies, och fick fram ett exempel på bara några korta minuter.

I detta slumpmässigt exempel kan även själva frågan om toapapper vara upp till tolkning av dina mötesdeltagare. En tolkning kan vara ”Ska toapappersrullen monteras med tippen ovanpå (framför) eller nedanför (bakom) rullen?” En annan tolkning kan vara ”Är toapappershamstring överskattad eller underskattad?” Som ni ser med detta exempel, så kan du med hjälp av en enkel övning få fram lite skratt på ditt möte. Skratt går inte att överskatta som en värdefull del av online-upplevelser, och ju tidigare du får fram skratt under dina möten desto mer sannolikt är det att du etablerar en ton där det är både tillåtet, välkommet och naturligt att skratta.
Jag skulle kunna skriva en hel artikel om skratt i online-möten, men väljer att istället hålla mig till ämnet slumpgeneratorer. Om ni inte vill ha skratt, eller tycker att frågan inte riktigt passar gruppen så kan en ny fråga slumpas fram genom att klicka på knappen i slumpgeneratorn. Eller så kan du prova ett annat verktyg. Under våra online-kurser använder vi ett verktyg med frågor som är specifikt anpassade till mötesuppstart (check-in) eller mötesavslut (check-out).

Under mötets uppstart, och vid andra tillfällen under möten, är det vanligt att gå laget runt med en fråga eller en uppdatering av status. Även här kan du med en liten twist skapa mer engagemang, fokus och känslan av närvaro på dina möten med hjälp av en annan sorts slumpgenerator. Söka på ”random generator” eller ”random generator wheel” så hittar du tjänster som möjliggör att du själv väljer vad som ska slumpas fram. Du kan tillämpa tjänsten för att slumpa fram namnen på deltagarna för att bestämma i vilken ordning deltagarna ska svara eller presentera. De olika slump-verktygen täcker ett spann från mer proffsiga till mer lekfulla utseenden som passar i olika sammanhang. Vid en online-workshop kan en mer lekfull variant passa utmärkt, som i exemplet nedan.

Med ett enkelt klick får du fram vem som står på tur. Verktyget kan konfigureras så att det valde alternativet försvinner från nästa runda. Därmed kommer alla successivt till tals. Samtidigt förebygger du att någon tar för mycket plats eller är tvungen att presentera för många gånger i förhållande till övriga deltagare. Utöver dessa praktiska tillämpningar och en lekfull visualisering, uppnår du en mer subtil men kraftfull effekt – genom att alla ser sitt eget namn, och genom att alla ser varandras namn presenterade på ett snyggt sätt, så skapar du en högre grad av aktiv, synlig närvaro. Det är just synlig och aktiv närvaro som är en av de största utmaningarna med online-möten jämfört med samlokaliserade möten. Som bonus kan du som mötesledare med bara några minuters förberedelse bjuda på ett upplägg som upplevs som både genomtänkt, inkluderande och kreativt.

Har du någonsin funderat på hur man på bästa sätt genomför ett konstlotteri online? Med slumpgeneratorn har du svaret! För fler tips om kreativitetsövningar som är framtagna för samlokaliserade möten men kan ofta tillämpas även vid online-möten kan du ta del av den populära artikel om kreativitetshöjare.

Vad gäller de flesta tips och riktlinjer som jag beskriver så är det givetvis helt upp till dig vilka du tillämpar beroende på just ditt sammanhang. Däremot har jag ett fåtal regler som jag tycker alltid ska följas. Det ska alltid finnas en agenda och agendan ska vara kommunicerad. Mötesdeltagare ska introduceras, nämnas eller presenteras för varandra. Det ska alltid finnas tydliga hålltider att förhålla sig till. Dessa regler gäller oavsett om mötet är internt eller externt, till exempel mellan kunder och leverantörer eller samarbetspartners.

Varje möte har en agenda oavsett hur genomtänkt den är, och avsett om den är kommunicerad. Det är mötesledarens ansvar att kommunicera agendan, både innan mötet och vid uppstart. Vid online-möten bör agendan delas med deltagarna visuellt. Om ni väljer att ha mötesanteckningar är själva agendan en bra början. Vissa mötesplattformar har inbyggda funktioner för att lätt skapa och dela mötesanteckningar. I bilden nedan syns funktionen i Teams för att skapa anteckningar och göra de tillgängliga till deltagarna både innan, under och efter mötet.

En av våra utmaningar med online-möten är att skapa en känsla av närvaro. När vi håller samlokaliserade möten är närvaron per definition fysisk och därmed så given att vi inte tänker på det. Vi ser varandra och vi vet hur många vi är i rummet. Med fysisk närvaro i samlokaliserade möten får vi ständiga indikationer om vad deltagarna tycker och hur de mår via fysiska signaler som röst och kroppsspråk. Vid alla möten, oavsett format, är det viktigt att deltagarna introduceras eller nämns för varandra, beroende på hur väl deltagarna känner varandra. Vid online-möten är det extra viktigt att deltagarna visar upp sig för varandra vid någon tidpunkt, särskild om deltagarna inte träffats förut. Beroende på mötets längd, antalet deltagare och internetuppkopplingar så kan det vara olämplig att samtliga deltagare har kameran på under hela mötet.
Mötets uppstart är en lämplig och effektfull tidpunkt att synas på, som en miniminivå. Jag ber deltagarna att slå på video, om möjligt och lämpligt. Antingen kan alla ha video på under hela introduktionen eller så kan deltagarna turas om genom att den som håller på att introducera sig slår på sin kamera. Introduktionen av deltagare uppfyller en viktig funktion då vi lär oss vad varje person har för roll samt perspektiv på mötet. Vid online möten gillar jag att kalla aktiviteten för ”hälsning” istället för introduktion. Jag uppmuntrar deltagarna att hälsa varandra, inte bara muntligt men även med en vinkning via video. Därmed blir mötet personligare samtidigt som alla blir mer delaktiga genom att synas och genom att se att alla andra är närvarande.

Mötets start- och sluttider är ofta kommunicerad innan mötet, vilket lätt kan leda till ett vanligt fel vid mötets uppstart – att inte upprepa och därmed förankra hålltiderna. Min rekommendation är att alltid ta upp, visualisera och diskutera mötestiderna. Det finns ett viktigt samspel mellan mötets agenda och hålltiderna. Deltagarna kommer att känna av hur realistisk agendan är i förhållande till hålltiderna, eller i vilken tempo man förväntas bedriva mötet. Vid snabbare tempo finns det mer begränsade möjligheter till att betrakta en fråga från olika synvinklar, och därmed risk för bristande beslutsunderlag och dåliga beslut. Även bra beslut kan skapa negativ energi i teamet om tid inte ges till förankring. Hålltiderna kan med fördel skrivas in i mötesanteckningar direkt eller visas på en digital tavla i fall det finns till hands.

Vid möten, workshops eller utbildningar som är längre än 90 minuter bör hantering av pauser också diskuteras. Kommer ni att ha pauser eller inte? Finns det fasta paustider och/eller kommer ni att känna av när det är dags för en paus? Hur ska deltagarna göra för att avropa en paus i så fall? Olika människor har olika behov av pauser. Det spelar ingen roll om mötet är online eller inte. Oavsett de fysiska behoven av pauser bland mötesdeltagarna så vinner alla på att ta regelbundna pauser. Om teamet har fastnat i en punkt på agenda kan det vara frestande att vänta tills punkten är avklarad innan nästa paus. I sådana situationer kan en snabb paus snarare ge just den brytning och återställt fokus som krävs för att se på frågan med nya ögon, fatta kloka beslut och snabbare bocka av den som avklarad. Min egen regel är att ta paus med mellan 60-90 minuters mellanrum. Oavsett hanteringen så vinner alla på att veta vad som gäller avseende pauser, och detta kan visualiseras på den digitala tavlan. 

Nu lämnar jag ämnet mötesuppstart vilket innebär att artikeln snart är slut. Innan jag avslutar och medan jag ändå diskuterar pauser vill jag visa ett sista verktyg – timern. Jag sätter på timern varje gång vi lämnar våra online-rum för att ta en paus. Jag visar upp timern i helskärmsläge och delar min skärm så att samtliga deltagarna vet vad som gäller och hur mycket tid som finns kvar tills det är dags att återuppta mötet. Detta funkar utmärkt i samband med både online-möten och samlokaliserade möten.

Du hittar gott om sådana verktyg när du söker på ”online timer”. Timern som syns i bilden är inbyggd i webbläsaren Chrome (skriv ”timer” i sökfältet). En funktion som ingår i denna och liknande timers är en klocka som signalerar med ett ljud att tiden har gått och pausen är slut.

Och då var det även slut på denna artikel. Jag ställer in min timer för ett par veckor och räknar med att vi publicerar nästa artikeln i serien ”Tips för effektiva online-möten och workshops” innan tiden är nedräknad.

Läs allt om kurserna på inUse Academy här!