Tips för effektiva möten och workshops online, del 2 - beteende

Denna artikel publicerades ursprungligen av Konsultbolag1. Sedan 2020 har verksamheten gått ihop med inUse (part of AFRY). Vi har sedan dess kunnat erbjuda ett spännande urval av kurser inom de samspelande områdena kravhantering, test, design och effektkartläggning under inUse Academy.

Välkommen till del 2 i artikelserien om att genomföra möten och workshops online. I föregående artikel fokuserade jag på mötesuppstart.

Artikeln är uppdelad i två delar där jag fokuserar på tekniken under den första delen. Under den andra delen presenterar jag själva regelverket för beteenden vid online-möten för att smidigare uppnå mötets olika syften.

Teknik-kickoff

Inledningsvis backar jag ett steg och tipsar om ett superviktigt moment innan du startar ditt möte. Om möjligt, se gärna till att alla deltagare har testat tekniken innan mötet börjar. De flesta plattformar har inbyggda funktioner för att testa ljud och video, antingen ihop med andra eller helt själv. I bilden syns ett exempel på hur du kommer åt inställningar i Microsoft Teams. Liknande inställningar finns i andra populära kommunikationsverktyg som Zoom och Skype.

Har du fått en länk till ett möte i förväg går det på många plattformar att testa både möteslänken och tekniken i förtid. I mitt team, när vi håller längre utbildningar eller möten med kunder, bokar vi ibland in separata, korta uppstartsmöten där deltagarna tillsammans med mötesledaren kan ansluta till mötet och kontrollera tekniken. Vi kallar detta för teknik-kickoff. När deltagare, plattformar, verktyg och utrustning ändras eller byts ut regelbundet kan man nästan alltid förvänta sig något som krånglar. Genom att kontrollera tekniken innan mötet skapar du trygghet för deltagarna samtidigt som du skapar goda förutsättningar för att både fokusera på samt hålla tiderna under själva mötet.

Varje deltagare kollar följande under mötets teknik-kickoff:

Högtalare (eller hörlurar) - kan du höra?
Mikrofon - hörs det när du pratar?
Kombination högtalare/mikrofon - blir det rundgång eller glapp?
Video - syns du?
Möteslänken - kommer du till rätt möte och blir jag insläppt?
Chatten - hur funkar det att skriva och läsa kommentarer?
Inloggningar - kommer du in på alla plattformar och verktyg?
Möblering - sitter eller står du bekvämt?
Miljö - kan du medverka ostörd och utan att störa andra?
Mötesmaterial - har alla tillgång till eventuella bilder och annat underlag?
Dela innehåll - går det att dela innehåll och/eller skärm på ett smidigt sätt med andra?
Fönsterhantering - hur smidigt är det att växla mellan fönster för mötets video, mötets chatt, mötets delade innehåll och eventuellt ytterligare stöd?

Även om inga av dessa punkter är särskild nya, så rekommenderar jag att du 1) skapar en checklista över teknikfrågor och gör den tillgänglig till alla deltagare, och 2) planerar för en teknik-kickoff för att hantera frågorna innan och inte under själva mötet. När vi håller våra kurser online erbjuder vi ibland möjlighet till en teknik-kickoff dagen innan kursen. Därutöver reserverar vi alltid en halvtimme innan kursen börjar där kursledaren är uppkopplad och tillgänglig för att stötta deltagarna vid test av egen teknik innan kursen drar igång. Beroende på sammanhang kan du istället lägga upp ditt teknik-kickoff som en hemläxa som deltagarna gör på egen hand innan själva mötet. (Tack för tipset Gustaf Josefsson Tadaa)

Regelverk för mer effektiva online-möten

Tänk på det senaste online-mötet du var med på ... fanns det mötesregler? Oavsett vad du tror, så är svaret ja. Med mötesregler menar jag ett ramverk över beteenden som mötesdeltagare ska förhålla sig till med syftet att mötet blir så effektivt som möjligt. Oftast är mötesreglerna informella, undermedvetna och icke-uttalade. Därmed är det lätt att tro att det inte finns några regler. Det är lika lätt att tro att regler inte heller behövs. Tänk en gång till på det senaste online-mötet som du var med på. Saknades det introduktioner av personer du kanske inte känner? Saknades tydliga syften och tidsramar för mötet? Blev det teknikstrul utan att någon sade till om det? Pratade någon utan att du visste vem det var? Pratade personer i munnen på varandra? Fick du se de andra deltagarna någon gång eller fanns de bara som initialer, ett namn eller i bästa fall kanske en röst? Fanns det tillräckligt med pauser? Tappade personer fokus? Höll personer på med annat under mötet?

Det är orealistisk att ha ambitionen att bli av med alla sådana problem, men med enkla medel kan du komma långt. Genom att diskutera eller visualisera ett regelverk för beteenden under online-möten och -workshops kan vi lättare sätta rimliga förväntningar på varandra och lägga en grund för att mötet "rättas till" när det går lite snett. Jag presenterar här ett regelverk som du kan utgå från. Hur du hanterar regelverket i praktiken är helt upp till dig utifrån sammanhanget. I samband med en online-workshop eller en online-kurs kan det vara motiverad att skriva upp några viktiga utvalda regler på den digitala tavlan. I ett säljmöte med en kund eller leverantör kan det räcka med att stämma av muntlig ett par regler vid mötets uppstart.

Innan jag går in på specifika regler har jag en övergripande regel för mötets upplägg. För mig är denna en sort gyllene regel:

Välj mellan online-möten ELLER samlokaliserade möten.

Undvik blandningar och hybrider.

Denna regel är framförallt riktad till mötesledaren. Om du sätter upp ett möte för distribuerade team är det viktigt att uppnå en jämställdhet inom teamet och bland mötesdeltagarna. Med jämställdhet menar jag att samtliga mötesdeltagare har samma förutsättningar för att ta emot information och ge tillbaka under mötets genomförande. Med lika förutsättningar är det mer sannolikt att du uppnår en högre grad av engagemang och samspel. För att illustrera kan jag måla upp ett typiskt scenario.
Du jobbar i ett team med deltagare som är distribuerade över flera regioner och med olika kontor, varav ett av dessa betraktas som huvudkontoret. Därutöver finns det kollegor som sitter mer eller mindre för sig själva på olika kontor, hemma eller på andra platser. Mötesledaren, som också är chefen för gruppen, sitter på huvudkontoret. När "online"-mötet drar igång sitter fyra personer från teamet tillsammans med mötesledaren, alltså chefen, i ett rum på huvudkontoret. Vid ett av satellitkontoren sitter ett par kollegor tillsammans, och därutöver finns det några enstaka deltagare uppkopplade separat.

Mötesledaren delar ett presentationsmaterial. Materialet syns på en stor skärm för deltagarna i rummet på huvudkontoret. Deltagarna på satellitkontoret sitter tätt tillsammans och tittar på samma laptop-skärm, medan de med separata uppkopplingar tittar på materialet i varsin enhet.
När mötesledaren (chefen) börjar presentera kommer en fråga från en person i samma rum varpå en diskussion drar igång i rummet på huvudkontoret. Eftersom det bara finns en mikrofon i rummet (annars blir det rundgång) så hör inte distansdeltagarna vad varje person säger. Snart upplevs det som om diskussionen, och mötet, är optimerad för folk på huvudkontoret. Distansdeltagarna, i väntan på att de blir ihågkomna, tappar fokus och börjar syssla med annat ... Ja, ni vet hur historien går.

Min poäng här är att vi ska sträva efter att så mycket som möjligt ge samtliga deltagare samma förutsättningar. Framför allt ska mötesledaren (workshopledare/kursledaren) inte sitta tillsammans med några av mötesdeltagarna medan andra är uppkopplade per distans. En nackdel är att man måste ge vissa sämre förutsättningar för att uppnå balans; det är så att säga den bästa möjliga gemensamma nivå som gäller. Vi vet att samlokaliserade möten är att föredra så varför inte låta de som kan samlas på plats? Svaret, som illustreras med scenariot ovan, är att mötet inte blir samma möte för alla. Det uppstår brister i fokus, engagemang och samspel. I värsta fall leder det till ökat missnöje i organisationen. Detta kan lätt motverkas genom att mötesledaren inte sitter med någon av deltagarna i fall en enda deltagare måste koppla upp sig per distans.

När det är bestämt att mötet ska vara online, och bara online, kan upplägget optimeras för samtliga deltagare med lika villkor. Följande regelverk för effektiva online-möten kan betraktas som en bruttolista. Mitt råd är att välja ett fåtal som passar ditt sammanhang, och lägga till egna. Jag lägger upp reglerna i "vi"-form för att betona att reglerna bör vara överenskomna och kommunicerade till alla mötesdeltagare, oavsett om de är muntliga eller skriftliga.

Vi ställer frågor om vi undrar över något

Ibland sätter vi igång eller köra på med möten utan att alla är med på banan. En person är osäker på syftet. En annan person undrar om det kommer en paus snart. Om en person har en fråga är sannolikheten stor någon annan person undrar samma sak. På online-möten kan det vara extra svårt att avbryta mötet med sådana frågor. Därför är det extra viktigt att sätta en möteskultur där det inte bara är okej men också uppskattat och förväntat att vi ställer frågor. Här kan en mötesregel hjälpa till att sätta kulturen.

Vi berättar när det strular

Att det strular då och då vid online-möten är en naturlig del av den digitala vardagen. Några exempel är störande bakgrundsljud eller rundgång som uppstår hos någon. Eftersom dessa störningsmoment gör det svårt för alla att aktivt hänga med i mötet är det viktigt att åtgärda problemen när de uppstår. Det kan kännas oartigt att avbryta när någon pratar, men alternativet med onödig frustration och bortkastad tid är mycket värre.

Vi sätter på ljud så mycket som möjligt

För vissa kan denna regel verka kontraintuitiv. När vi först började hålla kurser online så hade vi den motsatta regeln – att kursdeltagarna skulle ha mikrofonen avstängd med undantag för när någon ställer en fråga, diskuterar eller presenterar något för resten av gruppen. Tanken var god. Vi skulle minimera störningsmoment och risken att svaga internetuppkopplingar skulle dra ner kvaliteten.
Vi upptäckte dock att effekten med stängda mikrofoner var tvärtom. Vem vill vara med på ett möte där de flesta är knäpptysta hela tiden? För mötesledare kan det vara rätt obehagligt att få noll bekräftelse på att deltagarna hänger med, eller inte. Delvis är det bra med utvecklande frågor och svar, men även viktig med korta bekräftande ord eller ljud t.ex. "ja" eller "jag förstår inte riktigt" eller "nja" eller "umhm" när någon presenterar. Med mikrofoner på blir online-möten faktiskt mer naturliga både för den som presenterar och de övriga deltagarna. Det finns förstås undantag, t.ex. störande bakgrundsljud, där det ändå kan vara lämpligt för enskilda deltagare att stänga av mikrofoner stundvis.

Vi sätter på video, om möjligt, när vi pratar

Anledning till att vi håller online-möten är att vi inte kan, får eller vill träffas fysiskt. Kanske sitter vi i distribuerade team. Kanske är någon småförkyld och inte vill bidra till att fler i teamet blir förkylda. Kanske har organisationen en stark hållbarhetsprofil och undviker allt resande som inte bedöms som nödvändig. Online-möten erbjuder en fantastisk möjlighet att samlas ändå, trots begränsningarna. Kom ihåg då att en viktig aspekt av nästan alla möten eller kommunikation, och att kommunikationsförmåga begränsas när vi inte ser varandra. Ansiktsuttryck och kroppsställning skickar signaler som hjälper oss bekräfta om vi är överens, om vi är fokuserade, om vi har något att säga eller om vi behöver ta en paus. Vid möten upp till tio personer föredrar jag att alla även har video på så mycket som lämpligt. Som en minimumnivå ser jag gärna att video är på under introduktioner vid mötets uppstart, och när någon pratar. Jag var nyligen med på ett ledningsgruppsmöte online som var uppdelat i två delar på två påföljande dagar. Under vår retrospektiv vid mötets slut konstaterade en av mina ledarkollegor och hon hade en känsla med sig på kvällen mellan dagarna att vi hade umgåtts. Jag tror att det finns starka samband mellan denna känsla och faktum att vi alla hade varsin video igång under stora delar av mötet. Denna känsla är en osynlig men central del av att bygga vårt ledarteam och hela organisationen.

Vi säger vårt namn när vi pratar

En enkel regel som ofta bidrar till bättre möten är att den som pratar säger sitt namn först. Vid online-möten på fyra eller fler personer är risken att det är stundvis otydligt vem som pratar. Risken är högre när deltagare inte har video på, eller när inte alla känner varandra väl. Regeln behöver inte följas varenda gång någon pratar, men när det behövs är det ett mycket enkelt sätt att förebygga frustration. Hellre att regeln tillämpas en gång för mycket än en gång för lite.

Vi turas om med att presentera

Vid online-möten är det förhållandevis lätt att vissa deltagare syns mer och vissa försvinner i bakgrunden. Om du vill uppnå en jämnare synlighet på mötet kan ni turas om med den som presenterar eller delar innehåll. När en deltagare presenterar handlar det inte bara om att ta plats på mötet utan även att synas. När en deltagare syns med video blir mötet dessutom mer mänskligt genom att de enskilda och unika personligheterna träder fram. När någon har sin hemmaplan som bakgrund bjuds det på ännu en dimension som är omöjlig vid ett samlokaliserat möte i ett konferensrum. Det finns dock alltid risk att bakgrunden blir för personlig, men beroende på sammanhang kan effekten bli riktigt positiv för teamet. En annan variant är att lägga till en egen bild som bakgrund, vilket är möjligt i populära verktyg som Microsoft Teams och Zoom.

Ryktet säger att Microsoft snart kommer göra det lätt att via Teams-gränssnittet lägga till egna bilder som bakgrund. Under tiden kan du redan idag lägga till egna bilder till biblioteket för bakgrund i Teams relativt enkelt:

Windows PC

1. Öppna Utforskaren (för navigering av filer)
2. Klistra följande in som destination:
%APPDATA%\Microsoft\Teams\Backgrounds
3. Lägg in dina bakgrundsbilder i mappen Uploads.

På Mac

1. I Finder under meny "Gå", välj "Gå till mapp..."
2. Klistra in följande:
~/Library/Application Support/Microsoft/Teams/Backgrounds/Uploads
3. Lägg in dina bakgrundsbilder i mappen Uploads.

Vi delar innehåll

Mitt sista tips för denna artikel har med visualisering att göra. Vi har lättare att ta till oss information och jobba kring ett innehåll om det är visualiserat. Därför har de flesta mötesverktyg funktioner för att dela innehåll eller skärm, och därför ska dessa funktioner användas.

Väljer du att presentera Powerpoint-bilder under ett online-möte har du inte samma möjlighet att peka med handen eller rita på tavlan som du annars skulle kunna göra i ett mötesrum. Som tur är finns det några praktiska men mindre kända funktioner i Powerpoint som du har tillgång till när du presenterar. Direkt från din presentationsskärm kan du välja en ritpenna, en laserpekare eller en överstrykningspenna.

Vi stänger av ljud eller video vid störningsmoment

Jag har tidigare i artikeln förklarat varför vi ska helst ha på mikrofon och video så mycket som lämpligt under online-möten. Det finns dock goda anledningar till att stänga ner under stunder. Några exempel är om någon är utomhus och vinden blåser, eller om någon har barn som springer runt i bakgrunden. Det är upp till var och en att göra en bedömning utifrån sammanhanget. Jag påminner om att det är även bra att mötesdeltagare berättar för varandra direkt när det uppstår moment som upplevs som störande.

Vi tar paus när det behövs, minst en gång per 45 minuter

Många av reglerna gäller inte bara vid online-möten men även vid vanliga, samlokaliserade möten. Att ta paus när det behövs är en sådan regel. Möten som sträcker sig längre än 45 minuter är mindre effektiva en möten med paus av fler anledningar. Pauserna möjliggör att vi andas mentalt. Under en paus kan man hinna med annat som ska göra utanför mötet men under samma tidsperiod. Pauserna underlättar att vi återbesöka eller påbörja en diskussionspunkt med förnyad fokus och färska perspektiv. En viktig skillnad med online-möten jämfört med samlokaliserade möten är att vi är fastklistrade vid våra skärmar. Mötestid blir skärmtid. På så sätt är online-möten mer påfrestande, inte minst på ögon, jämfört samlokaliserade möten. I senaste numret av tidningen Chef påstås det att "de flesta har svårt att koncentrera sig på en skärm längre än 20–30 minuter åt gången ...". Givet att detta stämmer så blir våra online-möten ännu effektivare om vi håller de kortare än 30 minuter eller lägga in en paus minst en gång per 30 minuter.

Summering

Avslutningsvis påminner jag om att mötesregler finns oavsett om de är uttalade, och oavsett om vi träffas online eller samlokaliserad. Genom att bli mer medvetna om regelverket kan du bidra till mer effektiva möten, workshops och utbildningar online. I ett av mina teams avslutar vi våra möten med ett retrospektiv där vi bland annat betygssätter våra möten. I veckan hade vi vårt första 100% online-möte som inte var ett rent informationsmöte. Betygen var relativ höga från samtliga deltagarna, kanske den hittills högsta självuppskattning för just detta team hittills. Mötet var långt ifrån perfekt, men eftersom det innehöll många inslag av regelverket som presenterades här så tror jag inte att det var någon slump. Även om vi bekräftade för varandra att samlokaliserade möten ändå är oslagbara, så vill jag påstå att det finns så mycket som är bättre när vi alla är uppkopplade från varsitt håll i jämförelse med att sitta i ett konferensrum i sex timmar. Att satsa på bättre online-möten innebär till en viss grad att satsa på alla framtida möten.

Läs allt om kurserna på inUse Academy här!